Firmy transportowe mogą samodzielnie zgłaszać kierowców przy użyciu specjalnej platformy przeznaczonej do delegowania (połączonej z IMI). Jednak wbrew pozorom nie wszystkie procedury są w pełni intuicyjne  –  wymagają one poświęcenia czasu i łatwo o kosztowny błąd. Poza tym trzeba być przygotowanym na „trudne sytuacje” podczas zagranicznych kontroli. Ewentualne nieprawidłowości grożą bolesnymi konsekwencjami finansowymi dla przewoźników.

Obowiązek zgłaszania kierowców w transporcie międzynarodowym za pośrednictwem platformy połączonej z IMI dotyczy przewoźników drogowych, których obowiązują unijne przepisy o delegowaniu kierowców, zgodnie z dyrektywą (UE) 2020/1057. Choć, jak mówi Karolina Ślęzak, kierownik działu „Europa”, jest grupa przewoźników w ogóle niezwracająca uwagi na ten obligatoryjny do stosowania przepis. – Twierdzą, że do tej pory udawało im się uniknąć kontroli, więc dlaczego miałoby to ulec zmianie? Są też firmy transportowe, które obsługują platformę we własnym zakresie. Niestety, mają one nierzadko problem nawet z samym założeniem konta przedsiębiorstwa, nie wspominając o dalszych procedurach – opowiada nasza ekspertka.

Kontrola zagranicą

Spore problemy łatwo napotkać podczas kontroli, zwłaszcza we Francji. – Bez trudu można spotkać żandarma, który zażąda przedstawienia dokumentów wystawionych w systemie SIPSI. Zazwyczaj nie przyjmuje on do wiadomości informacji o zmianach, wprowadzonych wejściem w życie kolejnych etapów Pakietu Mobilności. Często występują także problemy komunikacyjne z dyspozytorami przy załadunku/rozładunku, w przypadku kradzieży na parkingach lub gdy dojdzie do kolizji/wypadku. W takich przypadkach pomocne okazuje się wsparcie osoby, która znajdzie wspólny język z osobą „po drugiej stronie barykady – dodaje Karolina Ślęzak z MaWo Europa.

IMI służy również do korespondencji z organami krajowymi w sprawie kontroli związanych z przestrzeganiem przepisów dot. delegowania przesyłania zapytań kontrolnych. Firmy otrzymują także powiadomienia o wszczęciu odpowiednich procesów. Zatem obsługa platformy powinna być prowadzona w sposób ciągły, a wiadomości nietraktowane jako spam.

Pomoc z zewnątrz

Dobre rozwiązanie, nie tylko dla firm delegujących kierowców do kraju nad Sekwaną, stanowi korzystanie z usług „zewnętrznego pomocnika”. – Posiadając usługę „Osoby do kontaktu wyznaczonej przez MaWo”, biegle władającej językiem francuskim i angielskim, „znika” konieczność przedstawienia dodatkowo dokumentów generowanych w systemie SIPSI i spełnienia innych niewymaganych formalności. W razie jakichkolwiek problemów nasz ekspert, powołując się na odpowiednie przepisy, doprowadzi do zaakceptowania przez organy kontroli posiadanych przez kierowcę dokumentów. Przewoźnik zatem błyskawicznie znajdzie rozwiązanie kłopotów i uniknie ewentualnej kary – opowiada Karolina Ślęzak z MaWo Europa.

Korzyści dla przewoźnika

Korzyści przerzucenia odpowiedzialności na firmę zewnętrzną za delegowanie kierowców jest znacznie więcej.

  • Uniknięcie wysokich kar liczonych w tysiącach euro.
  • Pomoc podczas rutynowych oraz bardziej wnikliwych kontroli dokonywanych w państwach UE, jak również w innych sytuacjach związanych z przewozem.
  • Oszczędność czasu traconego przy okazji sprostaniu formalnościom związanym ze zgłaszaniem kierowców.
  • Unikanie stresowych sytuacji dotyczących usterek na platformie IMI.
  • Wszystko na czas. Zewnętrzny partner przypomina o nadchodzącym zakończeniu ważności zaświadczeń – przewoźnik nie musi martwić się np. o to, że przegapi koniec ważności poszczególnych zgłoszeń.
  • Eksperci śledzą bieżące zmiany, nawet w najbardziej zawiłych przepisach – zdejmując tę czynność z obowiązków zapracowanych właścicieli, menedżerów firm transportowych.

Jak wybrać usługodawcę?

Podejmując decyzję o skorzystaniu z outsourcingu w zakresie obsługi transportu, należy oczywiście zwrócić uwagę na wybór odpowiedniego partnera. Warto porozmawiać o dokładnym zakresie usług, dyspozycyjności przedstawiciela, który powinien być ekspertem a nie tylko osobą władającą językiem obcym, sprawdzić referencje przedsiębiorstwa. – Świadczymy kompleksowe usługi związane z delegowaniem kierowców i nie tylko, bo zakres działań można znacznie rozszerzyć. Cechuje nas pełen profesjonalizm i dokładność, większość klientów pozyskujemy na podstawie rekomendacji uzyskanych od obecnie współpracujących z MaWo firm transportowych – mówi Karolina Ślęzak z MaWo Europa.  

Praca przewoźnika drogowego jest na tyle trudna i wymagająca wielu różnych działań, że warto niektóre z nich powierzyć profesjonalistom. W finalnym rozrachunku bowiem pozorne oszczędności mogą zakończyć się dotkliwymi stratami. Polecamy zatem stosować bardziej optymistycznej wersji powiedzenia: „mądry Polak przed szkodą”.

Autor: Tomasz Czarnecki