Co powinno się znaleźć w teczce osobowej kierowcy?

Każdy pracodawca zatrudniający przynajmniej jednego kierowcę, zobowiązany jest do założenia teczki osobowej, prowadzenia ewidencji czasu pracy, a także dokumentacji płacowej.

Dokumentacja pracownicza kierowcy musi składać się z określonych dokumentów, charakterystycznych dla tego zawodu. Ich prowadzenie i gromadzenie jest niezwykle ważne, ponieważ teczka osobowa stanowi podstawę w trakcie kontroli, przeprowadzanej na przykład przez Inspekcję Transportu Drogowego. To również kluczowy aspekt w przypadku sporów o roszczenia ze stosunku pracy.

Teczka kierowcy – kto i kiedy powinien ją założyć?

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej wskazuje obowiązek prowadzenia akt osobowych dla wszystkich zatrudnionych, niezależnie od ich ilości, przynależności branżowej, sytuacji finansowej, a także form organizacyjnych, w jakich pracodawca funkcjonuje. Stąd też każdy przedsiębiorca zatrudniający przynajmniej jedną osobę musi zgromadzić niezbędne dokumenty w formie teczki osobowej. Dotyczy to również firm transportowych. Co ważne, pracodawca zobowiązany jest do założenia i prowadzenia akt osobowych oddzielnie dla każdej osoby zatrudnionej.

Prawidłowe prowadzenie akt osobowych polega na chronologicznym ułożeniu dokumentów w ich poszczególnych częściach oraz przechowywanie ich w miejscu do tego wyznaczonym. Co ważne, dokumenty muszą być sporządzane i wystawiane zgodnie z przepisami prawa.

Teczka osobowa kierowcy – jakie dokumenty powinna zawierać?

Akta osobowe pracowników to pierwsze z dokumentów, które są przedstawiane Inspektorowi Pracy podczas kontroli. Kodeks Pracy nakłada na każdego pracodawcę obowiązek prowadzenia stosownej dokumentacji.

Teczka kierowcy tira – jak wygląda podział akt osobowych?

Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej zawiera szczegółowe zasady prowadzenia stosownej dokumentacji. Zgodnie z przepisami, akta osobowe powinny składać się z 5 części:

Część A – dokumentacja związana z ubieganiem się o zatrudnienie:

• kwestionariusz osobowy;
• świadectwa pracy od poprzednich pracodawców;
• świadectwa z ukończonych kursów, dyplomy czy certyfikaty;
• potwierdzenie kwalifikacji zawodowych;
• świadectwa potwierdzające wykształcenie;
• orzeczenie lekarskie, stwierdzające brak przeciwskazań do wykonywania określonej pracy;
• dokumentacja, która wynika z odrębnych przepisów.

Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy wraz z przebiegiem zatrudnienia:

• umowa o pracę;
• zaświadczenie o ukończonym szkoleniu BHP;
• zapoznanie się z regulaminem pracy wraz z pisemnym potwierdzeniem;
• dokumenty dotyczące podnoszonych kwalifikacji zawodowych;
• orzeczenia lekarskie – badania okresowe i kontrolne;
• dokumentacja związana z zakazem konkurencji.

Dodatkowo należy przechowywać poniższe oświadczenia dotyczące:

• zapoznania się z ustawą o czasie pracy kierowcy;
• niekaralności;
• pozostawaniu lub niepozostawaniu w zatrudnieniu u innego pracodawcy.

Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia:

• wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy o pracę;
• kopię świadectwa pracy;
• umowa o zakazie konkurencji, jeżeli została zawarta.

Część D – dokumentacja związana z ponoszeniem przez pracownika ewentualnej odpowiedzialności porządkowej:

• odpis zawiadomienia o ukaraniu;
• inna dokumentacja, mająca związek z odpowiedzialnością porządkową ponoszoną przez pracownika.

Część E – dokumentacja związana z kontrolą trzeźwości bądź na obecność środków działających podobnie do alkoholu:

• informacje dotyczące badania stanu trzeźwości lub środków działających podobnie do alkoholu.

Teczka osobowa kierowcy – jakie obowiązki informacyjne musi spełnić pracodawca w związku z przechowywaniem dokumentów?

Dokumentacja pracownicza zawiera akta osobowe i wszelkie dokumenty związane ze stosunkiem pracy podwładnego. Art. 94 Kodeksu Pracy określa, że każdy pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia i przechowywania dokumentacji mającej związek ze stosunkiem pracy wraz z aktami osobowymi. Zgromadzona dokumentacja może mieć formę papierową bądź elektroniczną i musi być przechowywana w odpowiednich warunkach.

W sytuacji rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wydaje pracownikowi świadectwo pracy oraz poniższe informacje (w formie papierowej lub elektronicznej);

• okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;
• możliwość odbioru dokumentacji pracowniczej przez zatrudnionego do końca miesiąca kalendarzowego, który następuje po upływie okresu przechowywania dokumentacji;
• zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w sytuacji, kiedy pracownik jej nie odbierze.

Teczka osobowa kierowcy musi być prowadzona rzetelnie i chronologicznie. To bardzo ważne, ponieważ nie tylko uchroni przed niepotrzebnym chaosem, ale przede wszystkim pozwoli uniknąć ewentualnych kar finansowych za błędne prowadzenie dokumentacji. Za poprawne stworzenie i regularne uzupełnienie teczki powinna odpowiadać kadrowa specjalizująca się w transporcie.